Pada penulisan kali ini saya ingin berkongsi pandangan tentang apa itu protokol? semua orang dalam organisasi menyebut tentang ini. Malah di luar organisasi juga ada yang menyebut tentang ini. Cuma, adakah kita semua faham dan jelas apa sebenarnya maksud di sebalik perkataan PROTOKOL itu. Adakah kita hanya semata-mata menyebutnya kerana semua orang menyebutnya begitu, atau adakah kerana ia telah sinonim dan sendiri 'terbudaya' begitu, di mana ianya datang sebagai pakej dengan acara/program...sebut sahaja program, maka datang bersamalah perkataan PROTOKOL itu...
Jom kita sama-sama 'explore' apakah di sebalik perkataan Protokol ini. Mari kita bongkarkan antara perkara yang terselindung di sebaliknya. Moga dapat kita semua jelas serba sedikit dan faham bukan hanya sekadar menyebutnya di mulut, atau tidak lagi secara automatik datang di fikiran bahawa ia datang secara pakej dengan program, tetapi kita menyebutnya kerana kita tahu dan jelas dengan maksud dan definisinya.
Menurut McCaffee dan Innis (1977), perkataan 'protokol' dikatakan berasal daripada Bahasa Yunani iaitu, protokollen yang menggabungkan dua kata dasar, protos dan kolla. Protos bermaksud yang pertama manakala kola membawa maksud pelekat. Pelekat yang 'pertama' merujuk sehelai kertas yang ditampalkan pada dokumen undang-undang untuk membuktikan kesahihannya.
Kamus Dewan mendefinikan Protokol sebagai surat-surat rasmi bukan keputusan perundingan (persetujuan dll), dan keduanya protokol didefinisikan sebagai peraturan-peraturan dalam istiadat rasmi (menyambut tetamu-tetamu Negara dll).
Mokhtar, 1993 mendefinisikan protokol sebagai perkataan yang membawa maksud peraturan yang telah diterima oleh semua pihak sama ada dalam amalan hubungan antarabangsa, hubungan harian dalam masyarakat atau dalam pelbagai istiadat atau majlis rasmi dan tidak rasmi.
Abdullah, 2002 mendefinisikan protokol sebagai peraturan dalam majlis rasmi. Ia termasuk hal yang menyentuh siapa yang harus didahulukan dan siapa yang harus dikemudiankan serta siapa duduk di meja mana dan dengan siapa.
Pada saya, secara umumnya, Protokol adalah panduan yang menentukan bagaimana sesuatu aktiviti perlu dilakukan mengikut tertibnya. Dengan kata lain, protokol itu merujuk kepada tatacara yang perlu dilakukan dalam satu-satu majlis bagi tujuan memastikan semua perkara dilakukan dengan betul, sistematik dan teratur dan memastikan segala sesuatu elemen yang terlibat diletakkan di tempat yang betul, secara sopan dan mempunyai tatasusila yang baik. Peraturan dan tatacara ini penting bagi tujuan memastikan sesuatu majlis itu berjalan dengan lancar dan dapat menggembirakan hati semua pihak, terutamanya tetamu yang diundang.
Sebenarnya masih ada yang tidak faham dengan perkataan Protokol, kerana itulah kadang-kadang kita ada terdengar orang berkata " tak payahlah protokol-protokol ni, menyusahkan saja". Pada saya tak timbul, untuk kita berkata begitu sekiranya kita jelas dengan maksud protokol seperti yang saya jelaskan di atas, iaitu tatacara kita menyambut tetamu bagi tujuan menggembirakan hati tetamu. Semua orangpun sebenarnya sudah lama mengamalkan protokol dalam kehidupan harian mereka. Contohnya dalam institusi keluargapun juga telah lama mempraktikkan dan mengamalkan aspek protokol ini di rumah. Kita pastinya akan melayan tetamu yang datang ke rumah kita dengan cara yang paling baik untuk menggembirakan hati tetamu dan menjaga hati tetamu. Ini juga adalah tuntutan dalam agama Islam, juga mana-mana agama di dunia yang mengingatkan untuk memuliakan tetamu yang datang. Memang budaya kita perlu menyambut dan memuliakan tetamu yang datang. Justeru, sudah pasti masing-masing ahli keluarga akan menjaga perilaku, bersopan santun, bertutur kata yang baik-baik, berpakaian elok dan sebagainya. Makanya, dalam organisasipun, perkara yang sama juga yang perlu kita lakukan, jadinya mengapa pula perlu timbul protokol itu menyusahkan...
Justeru, sama ada di peringkat institusi keluarga, maupun organisasi, sememangnya konsep yang sama juga dipraktikkan. Cuma yang berbeza adalah bila ianya melibatkan kepimpinan Negara, melibatkan institusi Istana, maka urusan protokol itu perlulah dilaksanakan mengikut tatacara yang telah ditetapkan. Untuk itu, bagi tujuan protokol ini, memang kita memerlukan pegawai protokol yang telah dilatih dan mempunyai pengetahuan dalam pengurusan protokol pemimpin-pemimpin Negara juga protokol Istana. Perincian mengenai protokol ini perlu dibincangkan dalam penulisan yang lain nanti, sekiranya saya berkelapangan nanti.
Secara ringkasnya protokol ini berkaitan dengan perkara-perkara berikut:
1. Susunan Keutamaan
2. Panggilan Hormat
3. Susunan tempat duduk dalam sesebuah majlis
4. Cara duduk dan cara berdiri
5. Cara berpakaian
6. Susunan Acara/Atur Cara Pentadbiran
7. Pengacaraan Majlis
8. Penyambut Tetamu
9. Pemasangan Bendera
10 Persiapan ruang dan logistik/pemasangan karpet/pemilihan warna kerusi bagi acara yang melibatkan Sultan/Raja
Peringkat-peringkat amalan protokol:
1. Amalan Protokol Individu
2. Amalan Protokol dalam Masyarakat
3. Amalan Protokol dalam Majlis
4. Amalan Protokol di Istana
5. Amalan Protokol Antarabangsa
Kesimpulannya, adalah amat penting untuk kita semua mengetahui serba sedikit tentang aspek protokol dan mengamalkannya. Ini kerana tanpa protokol, seseorang individu itu boleh dilihat sebagai seorang yang agak "jakun mungkin", tidak profesional dan tidak tahu menghormati majlis, tidak tahu mengenakan pakaian yang sesuai dengan majlis, tidak pandai bergaul, tidak tahu berkomunikasi dengan baik dan ini semua boleh menjejaskan imej dan nama baik seseorang individu itu. Kesemua perkara ini mencerminkan keperibadian yang tidak baik terhadap seseorang individu itu. Begitu juga di peringkat organisasi, tahap profesional dan imej korporat sesebuat organisasi itu juga boleh dilihat pada amalan protokol yang dipraktikkan. Nama baik sesebuah organisasi akan terpelihara dengan amalan protokol yang baik. Organisasi itu akan dikenang dan diingati sebagai sebuah organisasi yang hebat dan pandai dalam menguruskan majlis dan hubungan rasmi yang terjalin akan terus erat dan berpanjangan.
Salam Hormat
RZH
Comments
Post a Comment