Skip to main content

Bagaimana Melaksanakan Majlis Penyerahan Tugas

Assalam buat semua...
Pada entri kali ini saya ingin berkongsi pengalaman bagaimana kita nak mengadakan/menguruskan majlis penyerahan tugas. Saya ingin berkongsi proses-proses tindakan dalam majlis penyerahan tugas. Dalam konteks di Universiti, penyerahan tugas ini boleh berlaku di pelbagai peringkat, antaranya adalah:
1. Majlis Penyerahan Tugas Peringkat Universiti
Apabila berlaku perubahan pucuk pimpinan Naib Canselor/Timbalan-timbalan Naib Canselor/Pendaftar/Bendahari/Ketua Pustakawan
2. Majlis Penyerahan Tugas Peringkat Fakullti/Institut/Pusat
Apabila berlaku perubahan pucuk pimpinan Dekan/Timbalan Dekan/Pengerusi Pusat Pengajian/Ketua Pentadbiran/Penolong Pendaftar/Ketua Jaminan Kualiti/Ketua Program/Penyelaras dsbnya lagi jawatan di peringkat Fakulti/Institut/Pusat.
3. Majlis Penyerahan Tugas Peringkat Persatuan Dalam Universiti
Apabila berlaku perubahan pucuk pimpinan Presiden/Timbalan Presiden dan Exco-exco yang lain. Secara ringkasnya apabila barisan kepimpinan berubah selepas setiap kali pemilihan exco baharu yang diadakan semasa Mesyuarat Agong tahunan.
Kebiasaanya majlis penyerahan tugas ini akan diuruskan oleh Pegawai Tadbir/Penolong Pendaftar yang ditugaskan untuk menguruskan perkara ini. Antara perkara-perkara yang perlu dibuat adalah:
1. Penetapan tarikh penyerahan tugas.
Tarikh ini kebiasaannya diaturkan dalam tempoh seminggu selepas tarikh tamat khidmat pegawai berkenaan. Lagi cepat diaturkan lagi baik sebenarnya kerana ia menggambarkan kecekapan pengurusan.
2. Pembentukan Jawatankuasa Pelaksana
Pembentukan Jawatankuasa Pelaksana perlu dibuat secara proper sekiranya majlis penyerahan ini melibatkan pegawai di level tinggi/pangkat tinggi. Namun kalau hanya di peringkat Fakulti, memadai ianya diuruskan sebagai rutin pentadbiran oleh Ketua Pentadbiran/Penolong Pendaftar bersama staf yang dilibatkan.
3. Penyediaan Surat Jemputan
Jemputan secara bertulis dan secara lisan dibuat kepada semua yang terlibat. Jemputan/Pemakluman lisan kebiasaannya dibuat kepada kedua-dua individu yang terlibat dalam penyerahan tugas ini. Kepada tetamu lain yang akan dijemput, memadai dengan pemakluman melalui surat jemputan/e-mail. Namun demikian, cara jemputan ini juga bergantung kepada kekananan jawatan pegawai berkenaan. Lagi tinggi jawatan yang terlibat, maka urusan jemputan adalah lebih berprotokol.
3. Penempahan Tempat dan Jamuan
Penempahan tempat dan menu jamuan juga bergantung kepada kekananan seseorang itu dalam perkhidmatan.
4. Penyediaan Nota Serah Tugas
Nota Serah Tugas mempunyai formatnya yang tertentu dan mengandungi perkara-perkara berikut"
i. Surat Penyerahan dan Akuan Terima Nota Serah Tugas yang perlu ditandatangani oleh kedua-dua yang terlibat.
ii. Senarai Tugas Jawatan
iii. Kedudukan Terakhir Tugas-tugas yang Belum Selesai
iv. Senarai Hartabenda/Peralatan Pejabat
v. Kedudukan Kewangan/Akaun dan lain-lain
vi. Fail Meja
vii. Manual Prosedur Kerja
viii. Lain-lain yang dirasakan perlu
5. Penyediaan Cenderahati Kepada Pegawai Yang Tamat
6. Kenalpasti Pengacara Majlis, Pembaca Doa, dan Jurugambar
7. Penyediaan laporan selepas majlis berlangsung
8. Menghantar gambar-gambar kenangan sepanjang Majlis Penyerahan Tugas kepada Pegawai yang telah tamat bagi tujuan simpanan peribadi.
Demikianlah serba sedikit perkongsian info melalui pengalaman sendiri yang dapat saya kongsikan dengan semua. Saya berharap semoga info yang sedikit ini dapat membantu memberikan idea kepada mereka yang terlibat dalam pengurusan majlis sebegini.
Saya kongsikan gambar-gambar kenangan penyerahan tugas, walaupun ini sedikit santai kerana ianya adalah penyerahan tugas di peringkat Persatuan daripada Kepimpinan baharu kepada Kepimpinan lama...
RZH














Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Kenangan Zaman Permainan Kanak-kanak...

Dalam  hidup masing-masing, semua orang   mempunyai  kenangan  dan  momen  indah yang tersendiri semasa zaman kanak-kanak...ada yang menjadikan kenangan itu sebagai suatu nilai sentimental yang akan terpahat selamanya dalam lipatan kenangan. Saya juga tidak terkecuali. Kenangan permainan saya semasa kanak-kanak dulu memang terlalu istimewa dalam hidup saya...sentiasa segar dan mekar dalam bayangan fikiran sehinggakan terkadang menggamit rasa untuk kembali semula ke masa lampau...andai masa boleh diundur semula kan...saya ingin kembali mengulangi momen2 itu. Semasa zaman kanak2 saya memang sangat aktif bermain dan beraktiviti dengan kawan2...memang lasak betul la. Permainan kami geng kanak2 ni memang meriah betul ibarat satu pesta pula kemeriahannya. Zaman kanak2 dulu saya ni kiranya ketua geng la...haha..gengster pun ya juga (kira gengster baik la kalau dalam cerita hindustan dulu2..haha...sabar aje la) tukang plan itu ini dan confirmnya plan tu akan menjadi dgn me
Post a Comment
Read more

Peranan Penyambut Tetamu Dalam Penganjuran Majlis Formal

    Penyambut tetamu ( usherette ) adalah orang yang memainkan peranan yang sangat penting dalam menyambut tetamu dan memastikan supaya tetamu dalam sesuatu majlis itu dapat diuruskan dengan baik dan lancar tanpa menimbulkan rasa tidak puas hati, rasa tersinggung dan rasa tidak selesa daripada tetamu yang dijemput. Sebelum pergi jauh lagi tentang peranan penyambut tetamu, mari kita sama-sama fahami dulu definisi 'Penyambut Tetamu'. Secara ringkasnya penyambut tetamu adalah orang yang dilantik dan diberikan tugas dan tanggungjawab untuk menyambut tetamu-tetamu yang dijemput dalam satu-satu majlis, menunjukkan arah dan mengiringi tetamu, serta memastikan keselesaan tetamu terjaga. Tugas menyambut tetamu ini kebiasaannya diletakkan di bawah satu Jawatankuasa yang terdiri daripada sebilangan peyambut tetamu yang mana jumlahnya bergantung kepada berapa ramai tetamu yang perlu diuruskan. Tetamu ini diklasifikasi kepada beberapa kategori, iaitu kategori kehormat dan
Post a Comment
Read more

Peranan Pegawai Tadbir di Universiti Awam

Buat semua pembaca budiman,  Penulisan ini adalah sekadar pandangan dan pendapat peribadi saya berdasarkan pengalaman yang dilalui sebagai Pegawai Tadbir di Universiti Awam (UA). Walau bagaimanapun, ia mungkin berbeza mengikut pandangan masing-masing, juga mungkin berbeza mengikut governan UA masing-masing. Namun, sekurang-kurangnya penulisan ini dapat membantu untuk memberikan gambaran kepada pembaca dalam mengetahui secara umum mengenai peranan dan tanggungjawab seorang Pegawai Tadbir di UA. Pegawai Tadbir yang dibincangkan dalam penulisan ini adalah Pegawai Tadbir Universiti (PTU). PTU adalah Pegawai yang dikelaskan di bawah Skim Perkhidmatan Pengurusan dan Profesional (P&P). Gred jawatan bermula di Gred 41 dan ke atas. PTU adalah individu yang dilantik oleh pihak berkuasa Universiti untuk menguruskan pelbagai bentuk hal-ehwal pengurusan dan pentadbiran di Pusat Tanggungjawab (PTJ) di mana mereka ditempatkan. Daripada segi kelayakan akademik, PTU ini pe
10 comments
Read more