Penyambut tetamu (usherette) adalah orang yang memainkan peranan yang sangat penting dalam menyambut tetamu dan memastikan supaya tetamu dalam sesuatu majlis itu dapat diuruskan dengan baik dan lancar tanpa menimbulkan rasa tidak puas hati, rasa tersinggung dan rasa tidak selesa daripada tetamu yang dijemput.
Sebelum pergi jauh lagi tentang peranan penyambut tetamu, mari kita sama-sama fahami dulu definisi 'Penyambut Tetamu'. Secara ringkasnya penyambut tetamu adalah orang yang dilantik dan diberikan tugas dan tanggungjawab untuk menyambut tetamu-tetamu yang dijemput dalam satu-satu majlis, menunjukkan arah dan mengiringi tetamu, serta memastikan keselesaan tetamu terjaga. Tugas menyambut tetamu ini kebiasaannya diletakkan di bawah satu Jawatankuasa yang terdiri daripada sebilangan peyambut tetamu yang mana jumlahnya bergantung kepada berapa ramai tetamu yang perlu diuruskan.
Tetamu ini diklasifikasi kepada beberapa kategori, iaitu kategori kehormat dan kenamaan (VVIP), golongan kenamaan (VIP), dan jemputan-jemputan lain. Semua peringkat tetamu ini perlu disambut mengikut tatacara dan adab-adab tertentu mengikut pangkat dan kekananan mereka dalam perkhidmatan/status mereka dalam masyarakat.
Secara umumnya bidang tugas penyambut tetamu adalah:
1. Menunggu Tetamu di pintu masuk utama.
2. Menyambut tetamu dan membawa masuk/mengiringi ke dalam dewan.
3. Menunjukkan tempat duduk yang disediakan.
4. Menjawab sebarang pertanyaan yang diajukan oleh tetamu.
5. Menyerahkan buku program kepada tetamu
6. Memastikan kebajikan dan keselesaan tetamu terjaga daripada waktu tetamu tiba sehingga majlis selesai dan tetamu diringi pulang.
Menurut Rahman (2002), penyambut tetamu majlis juga boleh dikenali sebagai pembantu majlis. Selain itu mereka juga boleh dikenali sebagai anak majlis atau wakil tuan rumah. Menurut Rahmat lagi bidang tugas penyambut tetamu adalah seperti berikut:
1. Bersedia secara mental dan fizikal tak kala majlis diadakan.
2. Mengenakan pakaian yang sesuai mengikut majlis
3. Memakai pakaian seragam jika pakaian itu ditetapkan oleh penganjur majlis.
4. Menyemak senarai jemputan yang akan hadir dan menyemak tempat duduk yang disediakan.
5. Menyambut ketibaan tetamu dengan rasa penuh tanggungjawab
6. Mengedarkan buku program kepada semua tetamu
7. Mengiringi tetamu ke tempat duduk yang dikhaskan
8. Mempersilakan tetamu duduk di kerusi yang ditetapkan
9. Membantu tetamu dengan menjawab persoalan yang diajukan
10. Membantu tetamu dalam keadaan yang tertentu
11. Mengawal ketenteraman majlis
12. Memastikan keselesaan tetamu
13. Memastikan keselamatan tetamu
Penyambut tetamu adalah individu yang mewakili tuan rumah atau organisasi yang menganjurkan sesebuah acara. Justeru, penyambut tetamu pada masa sambutan itu boleh dianggap sebagai 'duta kecil' kepada organisasi berkenaan kerana mereka berada di barisan hadapan sebagai orang yang mula-mula ditemui oleh para tetamu. Keranan itu, Penyambut tetamu membawa imej dan citra organisasi. Mereka perlu menjaga imej organisasi dalam segala aspek yang ada, baik daripada segi, penampilan dan perwatakan serta tingkah laku dan yang paling penting adalah mempunyai komunikasi lisan yang baik. Rupa paras yang menarik merupakan bonus kepada seseorang penyambut tetamu.
Antara ciri-ciri yang perlu ada kepada seorang penyambut tetamu adalah:
1. Mempunyai kemahiran komunikasi lisan yang baik.
2. Mempunyai penampilan diri yang baik. Mempunyai perwatakan, sikap dan pembawaan diri yang baik, mesra, peramah, berbudi bahasa tinggi, dan merendah diri. Personaliti yang menarik, berpakaian kemas, bersih. Proporsi fizikal yang memberikan daya tarikan menarik.
3. Tahap kepekaan yang tinggi dan cepat bertindak dalam situasi di luar jangka
4. Cergas dan sihat tubuh badan
5. Pengetahuan yang baik
6. Kebijaksanaan dalam menangani situasi spontan
7. Sabar dan mampu mengawal emosi
8. Mempunyai keyakinan diri yang tinggi
9. Berpengetahuan serba sedikit dalam aspek protokol
Sebagai orang yang memainkan peranan yang sangat besar dalam membawa imej dan citra organisasi di permulaan 'pertemuan pertama' di saat tetamu melangkah masuk ke 'rumah tuan rumah', makanya Penyambut tetamu tertakluk kepada etika dan disiplin yang sangat ketat bagi memastikan semuanya dilihat tersusun mengikut tatacaranya. Etika dan disiplin yang perlu dipatuhi adalah:
1. Datang awal sebelum majlis bermula (seawal 40 minit sebelum majlis bermula). Kehadiran lebih awal, sejam awal adalah lebih digalakkan.
2. Berpakaian lengkap dan kemas mengikut kesesuaian majlis/menggunakan uniform penyambut tetamu sekiranya disediakan.
3. Buat semakan terkini dengan urus setia induk/berkemungkinan ada sebarang perubahan acara. ini penting bagi tujuan memberikan maklumat terkini kepada tetamu sekiranya dimajukan pertanyaan tentang majlis. Dapatkan Atur Cara Program terkini.
4. Membuat semakan terakhir senarai kehadiran tetamu yang perlu disambut.
5. Sentiasa senyum dan menjaga adab dan tata kelakuan dan kesopanan diri.
6. Biasakan diri dan kenal pasti ruang-ruang yang penting yang berkemungkinan ditanya/diperlukan oleh tetamu seperti 'holding room', tandas, surau dan sebagainya lagi.
7. Mesti mempunyai/bersedia dengan info tentang latar belakang organisasi, Pengurusan Tertinggi dan 'core business'.
8. Mesti mempunyai maklumat lengkap tentang majlis. Memahami tujuan majlis dan atur cara majlis.
9. Mengenali tetamu (kenal wajah). Sudah membuat 'research' awal tentang tetamu dengan mendapatkan gambar dan info melalui google atau sumber lain.
10. Berlembut dan bersabar serta bertoleransi dengan tetamu dan bijak menangani situasi.
Tata Cara Menyambut Tetamu
Seseorang penyambut tetamu perlu dilatih tentang cara menyambut tetamu dan tata cara/langkah demi langkah yang perlu dipatuhi. Tata cara berkenaan adalah:
1. Mesti mengenali tetamu yang nak disambut.
2. Mengukir senyuman dan memberikan salam.
3. Menghulurkan tangan bersalam sambil menyapa tetamu dengan penuh beradab dan bersopan.
4. Memanggil tetamu dengan panggilan hormat yang betul.
5. Meminta untuk melihat kad jemputan tetamu bagi membantu tetamu untuk dibawa dan diringi ke tempat duduk yang ditetapkan.
6. Peramah dan bertanya khabar tetamu bagi tujuan 'berbasa basi' dan mewujudkan suasana sementara berjalan mengiringi tetamu ke tempat duduk.
7. Menjawab segala pertanyaan yang diajukan oleh tetamu.
8. Menyerahkan Buku Program sebaik sahaja tetamu telah diiring masuk dan dipersilakan duduk.
9. Memohon izin untuk meninggalkan tetamu untuk kembali bertugas di pintu utama. Juga berpesan kepada tetamu bahawa penyambut tetamu yang ditugaskan di dalam dewan akan membantu sekiranya tetamu perlukan sebarang bantuan.
Masalah-masalah yang dikenalpasti dalam sambutan tetamu adalah:
1. Tetamu tidak membawa kad jemputan.
2. Tetamu tidak menjawab hadir tetapi hadir. Begitu juga sebaliknya.
3. Tetamu menjawab hadir seorang tetapi hadir berdua.
4. Tetamu lewat sampai.
5. Penyambut tetamu tidak mengenali tetamu/kurang info/tidak buat research.
6. Tetamu menjawab hadir, tetapi tiada nama dalam senarai kehadiran/tiada tempat duduk disediakan.
7. Tetamu datang dengan pakaian tidak mengikut kod pakaian ditetapkan dalam kad jemputan.
8. Tetamu mengubah tempat duduk sesuka hati tanpa memaklumkan kepada petugas.
9. Tetamu menghantar wakil di saat akhir dan tidak memaklumkan kepada urus setia.
Setakat ini dulu perkongsian ringkas tentang peranan penyambut tetamu. Perkongsian ini berdasarkan pengalaman yang dilalui dan ilmu pengetahuan yang ditimba melalui kursus-kursus yang dihadiri dan pembacaan yang dibuat. Semoga bermanfaat buat kita semua.
Sekadar berkongsi beberapa keping gambar...pengalaman dalam bidang berkaitan.
Salam Hormat
RZH
Penyambut tetamu adalah individu yang mewakili tuan rumah atau organisasi yang menganjurkan sesebuah acara. Justeru, penyambut tetamu pada masa sambutan itu boleh dianggap sebagai 'duta kecil' kepada organisasi berkenaan kerana mereka berada di barisan hadapan sebagai orang yang mula-mula ditemui oleh para tetamu. Keranan itu, Penyambut tetamu membawa imej dan citra organisasi. Mereka perlu menjaga imej organisasi dalam segala aspek yang ada, baik daripada segi, penampilan dan perwatakan serta tingkah laku dan yang paling penting adalah mempunyai komunikasi lisan yang baik. Rupa paras yang menarik merupakan bonus kepada seseorang penyambut tetamu.
Antara ciri-ciri yang perlu ada kepada seorang penyambut tetamu adalah:
1. Mempunyai kemahiran komunikasi lisan yang baik.
2. Mempunyai penampilan diri yang baik. Mempunyai perwatakan, sikap dan pembawaan diri yang baik, mesra, peramah, berbudi bahasa tinggi, dan merendah diri. Personaliti yang menarik, berpakaian kemas, bersih. Proporsi fizikal yang memberikan daya tarikan menarik.
3. Tahap kepekaan yang tinggi dan cepat bertindak dalam situasi di luar jangka
4. Cergas dan sihat tubuh badan
5. Pengetahuan yang baik
6. Kebijaksanaan dalam menangani situasi spontan
7. Sabar dan mampu mengawal emosi
8. Mempunyai keyakinan diri yang tinggi
9. Berpengetahuan serba sedikit dalam aspek protokol
Sebagai orang yang memainkan peranan yang sangat besar dalam membawa imej dan citra organisasi di permulaan 'pertemuan pertama' di saat tetamu melangkah masuk ke 'rumah tuan rumah', makanya Penyambut tetamu tertakluk kepada etika dan disiplin yang sangat ketat bagi memastikan semuanya dilihat tersusun mengikut tatacaranya. Etika dan disiplin yang perlu dipatuhi adalah:
1. Datang awal sebelum majlis bermula (seawal 40 minit sebelum majlis bermula). Kehadiran lebih awal, sejam awal adalah lebih digalakkan.
2. Berpakaian lengkap dan kemas mengikut kesesuaian majlis/menggunakan uniform penyambut tetamu sekiranya disediakan.
3. Buat semakan terkini dengan urus setia induk/berkemungkinan ada sebarang perubahan acara. ini penting bagi tujuan memberikan maklumat terkini kepada tetamu sekiranya dimajukan pertanyaan tentang majlis. Dapatkan Atur Cara Program terkini.
4. Membuat semakan terakhir senarai kehadiran tetamu yang perlu disambut.
5. Sentiasa senyum dan menjaga adab dan tata kelakuan dan kesopanan diri.
6. Biasakan diri dan kenal pasti ruang-ruang yang penting yang berkemungkinan ditanya/diperlukan oleh tetamu seperti 'holding room', tandas, surau dan sebagainya lagi.
7. Mesti mempunyai/bersedia dengan info tentang latar belakang organisasi, Pengurusan Tertinggi dan 'core business'.
8. Mesti mempunyai maklumat lengkap tentang majlis. Memahami tujuan majlis dan atur cara majlis.
9. Mengenali tetamu (kenal wajah). Sudah membuat 'research' awal tentang tetamu dengan mendapatkan gambar dan info melalui google atau sumber lain.
10. Berlembut dan bersabar serta bertoleransi dengan tetamu dan bijak menangani situasi.
Tata Cara Menyambut Tetamu
Seseorang penyambut tetamu perlu dilatih tentang cara menyambut tetamu dan tata cara/langkah demi langkah yang perlu dipatuhi. Tata cara berkenaan adalah:
1. Mesti mengenali tetamu yang nak disambut.
2. Mengukir senyuman dan memberikan salam.
3. Menghulurkan tangan bersalam sambil menyapa tetamu dengan penuh beradab dan bersopan.
4. Memanggil tetamu dengan panggilan hormat yang betul.
5. Meminta untuk melihat kad jemputan tetamu bagi membantu tetamu untuk dibawa dan diringi ke tempat duduk yang ditetapkan.
6. Peramah dan bertanya khabar tetamu bagi tujuan 'berbasa basi' dan mewujudkan suasana sementara berjalan mengiringi tetamu ke tempat duduk.
7. Menjawab segala pertanyaan yang diajukan oleh tetamu.
8. Menyerahkan Buku Program sebaik sahaja tetamu telah diiring masuk dan dipersilakan duduk.
9. Memohon izin untuk meninggalkan tetamu untuk kembali bertugas di pintu utama. Juga berpesan kepada tetamu bahawa penyambut tetamu yang ditugaskan di dalam dewan akan membantu sekiranya tetamu perlukan sebarang bantuan.
Masalah-masalah yang dikenalpasti dalam sambutan tetamu adalah:
1. Tetamu tidak membawa kad jemputan.
2. Tetamu tidak menjawab hadir tetapi hadir. Begitu juga sebaliknya.
3. Tetamu menjawab hadir seorang tetapi hadir berdua.
4. Tetamu lewat sampai.
5. Penyambut tetamu tidak mengenali tetamu/kurang info/tidak buat research.
6. Tetamu menjawab hadir, tetapi tiada nama dalam senarai kehadiran/tiada tempat duduk disediakan.
7. Tetamu datang dengan pakaian tidak mengikut kod pakaian ditetapkan dalam kad jemputan.
8. Tetamu mengubah tempat duduk sesuka hati tanpa memaklumkan kepada petugas.
9. Tetamu menghantar wakil di saat akhir dan tidak memaklumkan kepada urus setia.
Setakat ini dulu perkongsian ringkas tentang peranan penyambut tetamu. Perkongsian ini berdasarkan pengalaman yang dilalui dan ilmu pengetahuan yang ditimba melalui kursus-kursus yang dihadiri dan pembacaan yang dibuat. Semoga bermanfaat buat kita semua.
Sekadar berkongsi beberapa keping gambar...pengalaman dalam bidang berkaitan.
Salam Hormat
RZH
Comments
Post a Comment