Malam ini menggamit diri untuk menulis tentang adab dan etika dalam mesyuarat. Sekadar perkongsian bagi pengunjung blog yang mencari info tentang ini.
Mesyuarat atau perbincangan formal atau tidak formal takkan dapat dipisahkan dengan kehidupan di alam bekerja. Apa jua jenis pekerjaan sudah pasti akan ada mesyuarat dan sesi perbincangan yang diadakan bagi membincangkan dan mencapai persetujuan untuk satu-satu perkara.
Mungkin ada antara kita yang hampir setiap hari perlu menghadiri mesyuarat atau mempengerusikan mesyuarat. Sebelum menghadiri mesyuarat seseorang itu perlu lah membuat persediaan dan persiapan untuk dirinya kerana menghadiri mesyuarat ini bukan hanya sekadar hadir-hadir begitu sahaja. Sudah pasti kita perlu bersedia untuk memberikan pandangan dan respon kita terhadap isu-isu yang dibincangkan. Sekurang-kurangnya kita buat sedikit "homework" agar kita dilihat sebagai bersedia dan menjadi ahli mesyuarat yang berkualiti dan dapat memberikan manfaat.
Mesyuarat adalah salah satu platform di mana kita membina reputasi diri kita dalam organisasi. Ketrampilan diri kita dilihat dan diberi perhatian oleh orang lain. Apa saja tentang diri kita akan "ditonton" oleh semua ahli mesyuarat. Di sini lah bagaimana kepimpinan dan kewibawaan, karisma dan nilai diri kita dilihat dan dinilai oleh orang lain. Makanya berilah "pakej yang paling istimewa" supaya kita dilihat sebagai anggota organisasi yang bertanggungjawab kepada organisasinya dan "cukup pakejnya"
Komunikasi dan tingkahlaku kita dilihat oleh orang lain atau rakan sekerja semasa kita hadir ke mesyuarat. Kita mungkin dilihat dan dinilai daripada aspek-aspek berikut:
1. Bagaimana kita menyuarakan dan mengusulkan pendapat. Bagaimana kita menyusun ayat dan menuturkannya secara lancar dan jelas. Bagaimana intonasi suara kita...lembut, keras, kasar, suara menjerit-jerit atau bagaimana.
2. Bagaimana riak wajah kita, posture dan gesture kita.
2. Adab dan cara kita respon ketika tidak berpuas hati dan ketika menerima kritikan.
3. Adab kita ketika Pengerusi sedang bercakap atau orang lain sedang memberikan pandangan.
4. Tahap pengetahuan dan kematangan juga kebijaksanaan kita dalam memberikan pandangan terhadap satu-satu isu yang dibincangkan.
5. Penampilan kita semasa hadir mesyuarat. Cara kita berpakaian dan kebersihan diri kita.
Justeru, jagalah adab dan tingkah laku kita semasa menghadiri mesyuarat. Rancang lah sebaiknya bagaimana kita ingin dilihat dan dinilai ketika menghadiri mesyuarat. Kita perlu tahu bahawa apa sahaja adab, tutur kata dan tingkah laku kita sepanjang mesyuarat akan menggambarkan "siapa kita" dan ia memberikan implikasi terhadap masa hadapan kerjaya kita dalam organisasi kerana di sini lah terlihat semuanya berkaitan dengan tahap profesionalisme, komitmen, kematangan dan kebijaksanaan, dan sikap kita.
Orait, seterusnya kita lihat apakah agaknya adab dan etika yang perlu dijaga dalam mesyuarat. Antaranya adalah:
1. Datang awal ke mesyuarat - 15 minit lebih awal adalah masa yang sesuai.
2. Jangan datang "berlenggang" sahaja - Jadikan amalan datang ke mesyuarat dengan membawa fail mesyuarat dan buku catatan.
3. Membuat "homework" tentang isu-isu yang akan dibincangkan yang disenaraikan dalam agenda. Sekiranya tiada agenda, boleh bersedia dengan berpandukan kepada tajuk mesyuarat.
4. Memberi fokus kepada perbincangan yang dibuat dan membuat catatan di mana yang perlu bagi tujuan memudahkan dalam mengambil tindakan (sekiranya berkaitan).
5. Telefon bimbit diletakkan dalam mode senyap. Tidak menjawab panggilan atau menjawab mesej kecuali yang sangat penting dan tidak dapat dielakkan.
6. Menghormati Pengerusi dan cara Pengerusi mempengerusikan mesyuarat...semua orang mempunya cara masing-masing.
7. Beradap dan bersopan dalam mencelah perbincangan. Tidak memotong sewenang2nya bila orang lain sedang bercakap atau sedang memberikan pandangan.
8. Menghormati pemikiran dan pandangan orang lain. Sekiranya tidak bersetuju, nyatakan rasa tidak setuju dengan cara yang berhemah (in a nice way). Tidak sewenang-wenang mempersendakan pandangan orang lain. Kita perlu ingat semua orang mempunyai hak dan cara berfikir masing-masing.
9. Mempamerkan air muka yang tenang dan sentiasa mengukirkan senyuman.
10. Menggunakan intonasi suara yang bersesuaian. Elakkan daripada suara yang nyaring dan kedengaran seakan menjerit-jerit (elakkan suara dalam nada tinggi).
11. Jangan fikir kita sahaja yang betul dan kita sahaja yang hebat.
12. Tenang dan banyakkan bertoleransi dalam menghadapi ketegangan dalam mesyuarat.
13. Bercakap dengan jelas dan penuh keyakinan.
14. Tidak membuat bising semasa mesyuarat...semasa Pengerusi sedang bercakap dan semasa ahli lain sedang bercakap.
15. Sekiranya ingin keluar sebentar daripada bilik mesyuarat, beri signal kepada Pengerusi dengan cara yang sopan dan penuh beradab...atau keluar dengan beradab tanpa membuat bising...tertakluk kepada keadaan mesyuarat juga, contohnya bilangan ahli mesyuarat dan keadaan bilik mesyuarat.
16. Jangan bercakap dengan niat menyindir orang lain (sarkastik).
17. Jangan bergaduh atau mencari gaduh dalam mesyuarat dengan membuat provokasi dan mewujudkan ketegangan.
18. Jangan fokus kepada mencari salah orang dan menuding jari, sebaliknya fokus kepada solusi.
19. Menyantuni dan bertanya khabar kawan-kawan seperjuangan yang hadir mesyuarat sambil menikmati minuman yang disediakan selepas mesyuarat selesai.
20. Mengambil tindakan terhadap keputusan mesyuarat.
21. Sekiranya hadir atas kapasiti "wakil" - bersegeralah membuat membuat pemakluman/"briefing" kepada orang yang mewakilkan kita sama ada ketua atau rakan sekerja.
Setakat ini dulu perkongsian saya mengenai adab dan etika dalam mesyuarat. Semoga perkongsian ini bermanfaat untuk kita semua. Sematkan dalam diri kita bahawa satu-satu mesyuarat akan dapat dijalankan dengan lancar dan berkualiti, serta mencapai pemuafakatan dan titik persamaan dalam membuat keputusan apabila Pengerusi dan ahli mesyuarat mempunyai tahap profesionalisme yang tinggi dan tahap kawalan aspek komunikasi yang hebat!
Salam Hormat,
RZH
Mesyuarat atau perbincangan formal atau tidak formal takkan dapat dipisahkan dengan kehidupan di alam bekerja. Apa jua jenis pekerjaan sudah pasti akan ada mesyuarat dan sesi perbincangan yang diadakan bagi membincangkan dan mencapai persetujuan untuk satu-satu perkara.
Mungkin ada antara kita yang hampir setiap hari perlu menghadiri mesyuarat atau mempengerusikan mesyuarat. Sebelum menghadiri mesyuarat seseorang itu perlu lah membuat persediaan dan persiapan untuk dirinya kerana menghadiri mesyuarat ini bukan hanya sekadar hadir-hadir begitu sahaja. Sudah pasti kita perlu bersedia untuk memberikan pandangan dan respon kita terhadap isu-isu yang dibincangkan. Sekurang-kurangnya kita buat sedikit "homework" agar kita dilihat sebagai bersedia dan menjadi ahli mesyuarat yang berkualiti dan dapat memberikan manfaat.
Mesyuarat adalah salah satu platform di mana kita membina reputasi diri kita dalam organisasi. Ketrampilan diri kita dilihat dan diberi perhatian oleh orang lain. Apa saja tentang diri kita akan "ditonton" oleh semua ahli mesyuarat. Di sini lah bagaimana kepimpinan dan kewibawaan, karisma dan nilai diri kita dilihat dan dinilai oleh orang lain. Makanya berilah "pakej yang paling istimewa" supaya kita dilihat sebagai anggota organisasi yang bertanggungjawab kepada organisasinya dan "cukup pakejnya"
Komunikasi dan tingkahlaku kita dilihat oleh orang lain atau rakan sekerja semasa kita hadir ke mesyuarat. Kita mungkin dilihat dan dinilai daripada aspek-aspek berikut:
1. Bagaimana kita menyuarakan dan mengusulkan pendapat. Bagaimana kita menyusun ayat dan menuturkannya secara lancar dan jelas. Bagaimana intonasi suara kita...lembut, keras, kasar, suara menjerit-jerit atau bagaimana.
2. Bagaimana riak wajah kita, posture dan gesture kita.
2. Adab dan cara kita respon ketika tidak berpuas hati dan ketika menerima kritikan.
3. Adab kita ketika Pengerusi sedang bercakap atau orang lain sedang memberikan pandangan.
4. Tahap pengetahuan dan kematangan juga kebijaksanaan kita dalam memberikan pandangan terhadap satu-satu isu yang dibincangkan.
5. Penampilan kita semasa hadir mesyuarat. Cara kita berpakaian dan kebersihan diri kita.
Justeru, jagalah adab dan tingkah laku kita semasa menghadiri mesyuarat. Rancang lah sebaiknya bagaimana kita ingin dilihat dan dinilai ketika menghadiri mesyuarat. Kita perlu tahu bahawa apa sahaja adab, tutur kata dan tingkah laku kita sepanjang mesyuarat akan menggambarkan "siapa kita" dan ia memberikan implikasi terhadap masa hadapan kerjaya kita dalam organisasi kerana di sini lah terlihat semuanya berkaitan dengan tahap profesionalisme, komitmen, kematangan dan kebijaksanaan, dan sikap kita.
Orait, seterusnya kita lihat apakah agaknya adab dan etika yang perlu dijaga dalam mesyuarat. Antaranya adalah:
1. Datang awal ke mesyuarat - 15 minit lebih awal adalah masa yang sesuai.
2. Jangan datang "berlenggang" sahaja - Jadikan amalan datang ke mesyuarat dengan membawa fail mesyuarat dan buku catatan.
3. Membuat "homework" tentang isu-isu yang akan dibincangkan yang disenaraikan dalam agenda. Sekiranya tiada agenda, boleh bersedia dengan berpandukan kepada tajuk mesyuarat.
4. Memberi fokus kepada perbincangan yang dibuat dan membuat catatan di mana yang perlu bagi tujuan memudahkan dalam mengambil tindakan (sekiranya berkaitan).
5. Telefon bimbit diletakkan dalam mode senyap. Tidak menjawab panggilan atau menjawab mesej kecuali yang sangat penting dan tidak dapat dielakkan.
6. Menghormati Pengerusi dan cara Pengerusi mempengerusikan mesyuarat...semua orang mempunya cara masing-masing.
7. Beradap dan bersopan dalam mencelah perbincangan. Tidak memotong sewenang2nya bila orang lain sedang bercakap atau sedang memberikan pandangan.
8. Menghormati pemikiran dan pandangan orang lain. Sekiranya tidak bersetuju, nyatakan rasa tidak setuju dengan cara yang berhemah (in a nice way). Tidak sewenang-wenang mempersendakan pandangan orang lain. Kita perlu ingat semua orang mempunyai hak dan cara berfikir masing-masing.
9. Mempamerkan air muka yang tenang dan sentiasa mengukirkan senyuman.
10. Menggunakan intonasi suara yang bersesuaian. Elakkan daripada suara yang nyaring dan kedengaran seakan menjerit-jerit (elakkan suara dalam nada tinggi).
11. Jangan fikir kita sahaja yang betul dan kita sahaja yang hebat.
12. Tenang dan banyakkan bertoleransi dalam menghadapi ketegangan dalam mesyuarat.
13. Bercakap dengan jelas dan penuh keyakinan.
14. Tidak membuat bising semasa mesyuarat...semasa Pengerusi sedang bercakap dan semasa ahli lain sedang bercakap.
15. Sekiranya ingin keluar sebentar daripada bilik mesyuarat, beri signal kepada Pengerusi dengan cara yang sopan dan penuh beradab...atau keluar dengan beradab tanpa membuat bising...tertakluk kepada keadaan mesyuarat juga, contohnya bilangan ahli mesyuarat dan keadaan bilik mesyuarat.
16. Jangan bercakap dengan niat menyindir orang lain (sarkastik).
17. Jangan bergaduh atau mencari gaduh dalam mesyuarat dengan membuat provokasi dan mewujudkan ketegangan.
18. Jangan fokus kepada mencari salah orang dan menuding jari, sebaliknya fokus kepada solusi.
19. Menyantuni dan bertanya khabar kawan-kawan seperjuangan yang hadir mesyuarat sambil menikmati minuman yang disediakan selepas mesyuarat selesai.
20. Mengambil tindakan terhadap keputusan mesyuarat.
21. Sekiranya hadir atas kapasiti "wakil" - bersegeralah membuat membuat pemakluman/"briefing" kepada orang yang mewakilkan kita sama ada ketua atau rakan sekerja.
Setakat ini dulu perkongsian saya mengenai adab dan etika dalam mesyuarat. Semoga perkongsian ini bermanfaat untuk kita semua. Sematkan dalam diri kita bahawa satu-satu mesyuarat akan dapat dijalankan dengan lancar dan berkualiti, serta mencapai pemuafakatan dan titik persamaan dalam membuat keputusan apabila Pengerusi dan ahli mesyuarat mempunyai tahap profesionalisme yang tinggi dan tahap kawalan aspek komunikasi yang hebat!
Salam Hormat,
RZH
Comments
Post a Comment