Tips Komunikasi Berkesan di Tempat Kerja

Salam pertemuan penuh harmoni 
buat semua yang sudi singgah di Blog anggerikdesa.

Dalam dunia pekerjaan, semua perkara berkaitan dengan komunikasi perlu kita jaga dan pelihara supaya perhubungan kita dengan semua pihak sentiasa baik dan harmoni. Berdasarkan kajian yang pernah dibuat oleh seorang sarjana, Chris Cole, 1993, menyatakan bahawa 75 peratus daripada masalah di tempat kerja adalah disebabkan oleh faktor komunikasi.

Sarjana komunikasi, Profesor Albert Mehrabian, 1981  telah berkongsi hasil kajiannya mengenai elemen-elemen yang menyumbang kepada keberkesanan komunikasi dilihat melalui tiga elemen, di mana 7% daripadanya adalah disebabkan oleh komunikasi melalui percakapan (tutur kata), 38% daripada nada suara, dan 55% daripada bahasa badan.

Di pejabat atau tempat kerja, semua anggota organisasi akan terlibat dengan dua jenis komunikasi iaitu komunikasi secara verbal dan komunikasi secara bukan verbal. Apakah yang dimaksudkan dengan kedua-dua jenis komunikasi ini. Jom kita tengok sama-sama.

Komunikasi secara verbal adalah komunikasi yang melibatkan lisan seperti percakapan atau pertuturan, percakapan melalui telefon, ucapan dsbnya berkaitan. Manakala komunikasi tanpa lisan pula seperti tulisan (surat-menyurat, memo, laporan, buletin, e-mel dsbnya lagi berkaitan).

Komunikasi secara bukan verbal pula adalah komunikasi yang melibatkan ekspresi, memek muka, dan tingkahlaku, penampilan diri, nada suara, jarak interpersonal, dan posisi badan (postures), dan gerak isyarat (gestures).

Di tempat kerja, komunikasi kita akan melibatkan beberapa peringkat iaitu:

1. Komunikasi dengan ketua (Upward communication)

2. Komunikasi dengan staf seliaan (Downward communication)

3. Komunikasi sesama rakan sekerja (Peers communication)

4. Komunikasi dengan pelanggan

Komunikasi Berkesan

Komunikasi berkesan merupakan satu proses penyampaian maklumat yang berkesan dan dapat mewujudkan perasaan senang, puas hati, rasa dihargai dan mendorong keinginan untuk saling bekerjasama antara kedua pihak yang terlibat.

Kepentingan Berkomunikasi Secara Berkesan

1. Produktiviti bagi kerja yang diusahakan. Produktiviti bergantung kepada keberkesanan komunikasi yang dipraktikkan oleh anggotanya.  

2. Membentuk hubungan yang baik. 

Kejayaan dalam kehidupan dan karier bergantung kepada kepercayaan orang lain yang menghargai kita. Orang sekeliling akan menaruh kepercayaan kepada anggota organisasi sekiranya tutur kata, tingkahlaku dan penampilan yang ditunjukkan adalah baik.

3. Kemahiran dalam menangani masalah dan konflik juga krisis, juga menguruskan emosi dan tekanan dlm kerja.

4. Kejayaan Organisasi. Kejayaan organisasi bergantung kepada kejayaan kakitangannya berkomunikasi secara berkesan dengan pelanggan. Ia juga bergantung kpd keharmonian dlm perhubungan sesama anggota organisasi yang akhirnya melancarkan kerja dlm mencapai matlamat.

Beberapa aspek perlu ada dalam komunikasi berkesan adalah:

1. Faham keadaan pelanggan - Empati
2. Bercakap dalam keadaan hormat.
3. Tingkat kemahiran mendengar
4. Jujur kepada diri sendiri
5. Sentiasa berpenampilan baik dan menarik
6. Sentiasa bersedia
7. Pelihara kesopanan dan kehalusan budi. Kawal perilaku
8. Guna perkataan tepat, ringkas, dan tekanan suara yang lembut dan jelas.
9. Mengawal memek muka dan pergerakan diri
10. Cuba fahami masalah orang lain
11. Sentiasa berfikiran terbuka

Tips Mudah dalam Komunikasi Berkesan:

1. Murah dengan senyuman
2. Amalkan konsep Empati
3. Menjadi Pendengar yang baik
4. Menunjukkan air muka yang positif
5. Fokus
6. Bicara dengan jelas
7. Takutkan Allah
8. Merendah Diri Kepada Ilahi
9. Tingkat Ketinggian Rohani
10. Takut Kepada Kemungkaran
11. Menginsafi diri/Kita semua sama di sisi Allah

Tips komunikasi Bersama Pelanggan di tempat kerja adalah:

1. Senyum selalu - berikan senyuman

2. Beri salam dan menyapa dengan sopan

3. Panggil mereka dengan panggilan hormat (pangkat mereka) - Elakkan penggunaan 'you'.

4. Pandang ke mata semasa bercakap (Eye contact)

5. Sentiasa memberikan anggukan semasa tetamu bercakap sebagai menggambarkan kita mendengar dan menghormati.

6. Menjawab dengan sopan setiap pertanyaan yang diajukan.

7. Meringankan tangan untuk membantu dalam situasi yang bersesuaian.

Kemahiran Mendengar:

1.Fokus dan faham.
2.Tidak potong percakapan/tidak menyampuk
3.Dengar dan tunjukkan bahawa anda mendengar dan memahami perasaan mereka
4.Tingkatkan hubungan mata dan tunjukkan bahawa anda mendengar dengan penuh
minat. Sila beri perhatian.
5.Mengakui yang anda mendengar dengan menggunakan perkataan yang mudah seperti “oh” , “ok”…”um..hhhmm”
6.Ulangi apa yang telah diperkatakan dan tunjukkan yang anda faham apa yang
diperkatakan.


Halangan dalam Mencapai Komunikasi Berkesan:

1. Bahasa/semantik - perkataan yang berlapis/ berbagai makna (selalunya kiasan)
2. Budaya
3. Punca yang diragukan (gosip)
4. Keadaan sekeliling yang tidak sesuai seperti bising dan sebagainya
5. Leka memikirkan sesuatu
6. Sekatan emosi (tidak mampu meluahkan apa yang difikirkan)
7. Kurang minat dan prasangka/prejudis
8. Tidak yakin
9. Pemahaman yang berbeza/salah pengertian
10. Maklumat yang tidak mencukupi
11. Pengalaman lalu/trauma

Kesimpulannya, amalan komunikasi berkesan dalam kalangan kakitangan di sesebuah organisasi akan meningkatkan status sesebuah organisasi pada pandangan masyarakat, memelihara nama baik, imej dan reputasi organisasi serta melonjakkan organisasi ke mercu kecemerlangan.

Harapan saya semoga penulisan ini bermanfaat untuk kita semua termasuk diri saya dalam memperkemaskan dan meningkatkan kualiti dan prestasi kerja di tempat kerja. Semoga segala apa yang kita lakukan dan laksanakan sentiasa dalam keredhaan dan keberkatan Allah jua...

Salam Hormat

RZH