Bagaimana Menguruskan Sambutan Pelajar Baharu

Salam lewat malam buat semua yang singgah di entri ini pada masa ini...

Malam ni mata belum mengantuk dan keinginan untuk menulis itu datang...selalu juga mata sukar dilelapkan tapi kalau keinginan untuk menulis tiada...makanya tidak menulis lah...(penulisan ini sebenarnya saya sambung daripada penulisan yang terhenti sebelum ini).

Pada entri kali ini saya ingin berkongsi mengenai bagaimana caranya untuk menguruskan sambutan pelajar baharu...sekadar basic untuk semua pengurus baharu dalam bidang berkaitan di luar sana mengetahui tentang beberapa langkah gerak kerja yang perlu dibuat.

Sebelum itu, sekadar latar belakang mengenai sambutan pelajar baharu. Sambutan pelajar baharu dalam konteks Universiti awam ni merujuk kepada kemasukan dan pendaftaran pelajar baharu ke Universiti, sama ada di peringkat pengajian prasiswazah atau pengajian pascasiswazah. Kedua-duanya memerlukan persiapan gerak kerja yang sama di peringkat jawatankuasa pelaksana di peringkat Fakulti...peringkat Universiti tu lagi besar dia punya perancangan dan gerak kerja...penulisan ini hanya difokuskan kepada sambutan di peringkat Fakulti...

Antara perkara yang perlu diberikan perhatian untuk pengurusan sambutan pelajar baharu di peringkat Fakulti adalah:

1. Sediakan checklist gerak kerja (ini wajib dalam apa jua event).

2. Dapatkan anggaran pelajar yang akan mendaftar. Seelok-eloknya pecahan mengikut jantina dan bangsa supaya mudah untuk membuat persiapan untuk jamuan, tempat solat dan sebagainya).

3. Sediakan konsep sambutan, pengisian program/atur cara mengikut apa yang diputuskan oleh pihak Pengurusan, beserta bajet sekali. 

4. Buat pemakluman awal kepada mereka yang terlibat dalam memberikan taklimat, kebiasaannya ahli Pengurusan Tertinggi seperti Dekan, Timbalan Dekan dan Ketua-ketua Program, supaya mereka dapat membuat persiapan awal untuk persiapan bahan taklimat.

5. Kenalpasti Fasilitator dalam kalangan pelajar senior dan buat surat lantikan kepada mereka. Kebiasaannya dalam 15 ke 20 orang fasilitator sudah memadai. Tugas fasilitator adalah untuk membantu dalam sambutan pelajar baharu dan membantu perjalanan program sambutan pelajar baharu. Fasilitator juga diberikan tanggungjawab untuk merancang aktiviti-aktiviti pada slot sebelah petang. Antara aktiviti-aktiviti ini adalah sharing session dengan pelajar senior, alumni dan seterusnya pembahagian & persembahan kumpulan di akhir program kelak bagi tujuan membina hubungan rapat antara sesama pelajar dan memberikan ruang mereka saling mengenali dengan cepat. Ini penting diwujudkan awal kerana nanti pelajar perlu sentiasa bekerjasama dalam pengajian mereka, ada tugasan kumpulan dan sebagainya untuk melengkapkan pengajian.

6. Buat tempahan kanopi, kerusi dan meja dan keperluan lain seperti kipas industri, bunga hiasan dan sebagainya dalam tempoh sebulan sebelum program berlangsung. Dan kemudiannya seminggu sebelum program buat follow-up.

7. Buat tempahan jamuan mengikut keperluan dalam atur cara yang disediakan. Kalau keperluannya jamuan untuk tiga kali, iaitu pagi, tengah hari dan petang, makanya tempahan perlu dibuat mengikut keperluan ini. Tempahan dibuat mengikut bilangan yang sewajarnya dengan mengambilkira bilangan pelajar, bilangan pesnyarah dan bilangan urus setia juga petugas lain yang terlibat. Buat follow-up dua tiga hari sebelum program.

8. Buat surat-menyurat mengikut keperluan seperti surat kepada pihak Keselamatan (keperluan anggota keselamatan untuk kawalan trafik, parkir, keselamatan dan sebagainya) surat kepada Pusat Teknologi Maklumat (keperluan Sistem Makklumat Pelajar), surat kepada Pusat Kesihatan Pelajar dan (keperluan laporan kesihatan pelajar) Surat kepada pihak Prasarana (keperluan bagi standby untuk gangguan penghawa dingin, elektrik  dan sebagainya) dan surat-surat jemputan yang lain mengikut persetujuan yang dibuat oleh Pengurusan.

9. Dalam tempoh seminggu sebelum program, buat briefing kepada staf/urus setia mengenai perjalanan program, agihan tugas staf semasa hari program supaya semua jelas dengan perjalanan program dan agihan tugas yang diberikan. Sediakan pelan keseluruhan stesyen bertugas bagi memudahkan staf memahami keseluruhan lokasi yang ada dan mudah untuk berhadapan dengan sebarang pertanyaan pelajar baharu kelak.

10. Buat gotong-royong persiapan sehari/dua hari sebelum program..susun kerusi meja (kanopi telah dipasang siap oleh pihak Prasarana mengikut susunan yang diberikan), persiapan komputer dan sistem maklumat pelajar secara online bagi tujuan pendaftaran pelajar, persiapan makmal komputer untuk pendaftaran kursus pelajar, persiapan bilik dan P.A. system bagi tujuan taklimat, persiapan menggantung banner, bunting dan sebagainya berkaitan, juga meletakkan tanda arah di beberapa jalan utama dalam kawasan universiti.

11. Persiapkan diri dan sentiasa bersedia untuk menyambut 'tetamu' yang akan datang...memberikan layanan yang paling istimewa, perlengkapkan diri dengan info mengenai Universiti, mengenai Fakulti dan mengenai program pengajian pada hari yang berlangsung.

12. Kemudiannya gerak kerja yang paling akhir dalam menguruskan program ini adalah mengadakan Mesyuarat Post Mortem dan penyediaan laporan program. Kebiasaannya post mortem dan laporan program ini kita sediakan dalam tempoh seminggu selepas program berakhir.

Saya kongsikan beberapa keping gambar semasa menguruskan sambutan pelajar baharu...

Pelajar Baharu Bergambar dengan Dekan dan ahli Pengurusan juga staf

Kakitangan kami yang sentiasa bersedia...bergambar dengan Dekan

Bergambar bersama Fasilitator

Demikian lah serba sedikit perkongsian mengenai gerak kerja jawatankuasa pelaksana dalam menguruskan sambutan pelajar baharu di peringkat Fakulti. Semoga panduan ini serba sedikit dapat memberikan idea kepada pengurus-pengurus baharu yang perlu menguruskan perkara ini buat kali yang pertama. Tips dalam melancarkan semua urusan adalah membuat senarai semak gerak kerja agar kita tidak tertinggal atau terlepas pandang tindakan-tindakan penting yang perlu kita buat, juga mempraktikkan amalan komunikasi yang berkesan dan membuat persediaan awal dan bukan 'last minute' punya perancangan dan gerak kerja. 

Hokey semua, saya akhiri penulisan ini dengan kata-kata ini...dalam mengurus ni, biar kita nampak tenang tapi semua perkara diuruskan dengan tip top...orang kata "biar diam ubi lama2 berisi'...daripada kita punya berbunyi bagai nak rak tapi hakikatnya kita hanya umpama "memukul canang 'bergedu-gedang' tapi rupanya hanya tin kosong..."

Salam Hormat
RZH