Peranan Setiap Anggota Dalam Organisasi...

Mengikut Kamus Dewan, organisasi didefinisikan sebagai susunan berbagai-bagai bahagian (orang dsb) yang bersistem dalam sesuatu pertubuhan, perbadanan dsb dan mempunyai tujuan tertentu. 

Secara umumnya, organisasi merupakan unit sosial yang di dalamnya mempunyai himpunan atau kelompok dua atau lebih anggota di dalamnya yang menjalankan tugas mengikut unit kerja yang ditetapkan dan kemudian diselaraskan untuk mencapai matlamat organisasi. Setiap anggota dalam organisasi menjalankan tugas-tugas mengikut pembahagian tugas yang dibuat secara sistematik, terstruktur, terancang, terpimpin dan saling berinteraksi dan melengkapi antara satu sama lain.

Sebelum kita membincangkan tentang peranan anggota organisasi, kita perlu fahami dulu tentang ciri-ciri sebuah organisasi kerana ciri-ciri ini nanti perlu dipelihara oleh setiap anggota agar ciri-ciri yang seharusnya diserlahkan ini kekal cemerlang di mata sesiapa jua, terutamanya pelanggan utama. Setiap anggota bertanggungjawab dalam memastikan ciri-ciri sebuah organisasi yang hebat dapat terus dipelihara dan diserlahkan.

Ciri-ciri organisasi pada umumnya adalah:

1. Setiap organisasi perlu mempunyai tujuan dan matlamatnya.

2. Setiap organisasi perlu mempunyai identitinya tersendiri.

3. Setiap organisasi perlu mempunyai struktur organisasi atau keperintahannya.

4. Setiap organisasi mempunyai hierarki dan tingkat autoriti.

5. Setiap organisasi mempunyai peranan masing-masing mengikut pembahagian kerja dan bidang tugas berdasarkan jenis pekerjaan, kepakaran, dan tahap pendidikan/kelulusan akademik. Peranan ini mempunyai batasan-batasan tertentu mengikut tingkat autoriti masing-masing.

6. Setiap organisasi mestilah mempunyai sumber untuk diurus seperti kewangan, sumber manusia, sistem IT, sistem-sistem dalaman, peralatan, ruang dan bangunan, infrastruktur dan prasarana, dsbnya lagi.
7. Setiap organisasi mestilah mempunyai dasar dan peraturan tertentu yang perlu diikuti dan dipatuhi oleh anggotanya.

Itulah lebih kurangnya antara ciri-ciri organisasi yang setiap anggotanya a.k.a. stafnya perlu tahu dan faham. Kerana dengan memahami ciri-ciri ini, makanya setiap staf akan cuba untuk tidak "curang" dan "culas" terhadap tanggungjawab masing-masing demi mempertahankan imej dan kecemerlangan sesebuah organisasi yang mereka wakili.

Orait, jom kita bercakap pula mengenai peranan setiap anggota dalam organisasi. Staf di dalam organisasi boleh bahagikan kepada tiga peringkat, iaitu peringkat pengurusan tertinggi (top management), peringkat pertengahan (Manager), dan peringkat pelaksanaan atau perkeranian (clerical staff). Ketiga-tiga peringkat ini semuanya adalah penting dan saling melengkapi untuk mencapai matlamat organisasi. 

Dalam perkaitan dan hubungan antara ketiga-tiga peringkat ini saya lebih suka menggunakan analogi pokok. Kalau kita lihat pokok yang hidup subur, mekar dan indah...bagaimana perlu ianya kelihatan..for sure sebatang pokok itu perlu ada akarnya, batangnya, daunnya, bunganya atau buahnya. Kalau tidak lengkap ciri-ciri sebatang pokok ini maka pokok itu tidak boleh dikategorikan sebagai pokok yang sukses untuk hidup subur dan utuh..ya betul, satu-satu pokok tu perlu akarnya untuk hidup..tapi kalau akar sahaja yang ada sedangkan batangnya rosak, daunnya "botak" dan buah atau bunga langsung tiada..makanya tidak ada guna juga pokok itu hidup..hanya "menyemakkan halaman"...hidup janya untuk hiasan semata-mata tanpa dapat memberikan manfaat..atleast ada buahnya sebagai hasil, atau ada bunganya untuk pemandangan yang indah dan cantik...kalau kedua-duanya tak ada, tambah pulak daunnya pun "botak"....makanya potong dan buang saja pokok itu, dan tanam yang lain andai sudah tidak boleh diselamatkan lagi. 

Hakikatnya, satu-satu pokok tu untuk disebut sebagai sukses dengan "hidup" nya maka perlu lah lengkap dengan ciri-ciri yang disebut tadi, kalau tak lengkap maka pincanglah kehidupan.

Macam contoh gambar ni, pokok hidup sibur..akar, batang, daun dan bunga semuanya melengkapi.."cantik" "meriah" dan indah pemandangannya - sekurang-kurangnya ia memberikan manfaat dengan pemandangan indah menyejukkan mata dan mendamaikan rasa..wahhh gitewww...

Okey berbalik kepada cerita kita tadi, hakikatnya semua peringkat staf memainkan peranan yang sangat penting dalam menggembeling usaha dan komitmen dalam menjalankan tanggungjawab yang diamanahkan. Setiap tugas yang digalas perlu dilaksanakan dengan penuh tanggungjawab dalam batasan autoriti yang diberikan. Setiap tugas juga perlu dilaksanakan mengikut lunas-lunas yang ditetapkan. Sudah pasti setiap organisasi mempunyai statut, akta, dasar dan peraturan yang perlu diikuti oleh semua pihak. 

Peraturan-peraturan ini perlu ada dalam setiap organisasi kerana peraturan ini memberikan kepastian dan panduan bagaimana sesuatu perkara itu perlu dilakukan. Peraturan boleh memandu sesuatu kerja itu dijalankan dengan baik, tertib, teratur, adil dan berintegriti. Peraturan juga akan mengawal tindakan dan perbuatan setiap kakitangan dalam menjalankan tanggungjawab supaya sentiasa dalam batasan dan kawalan yang ditetapkan. Melalui peraturan juga, semua orang akan mendapat hak yang sama bagi sesuatu perkara dalam ruang lingkup yang sama. Peraturan akan mengelakkan semua orang boleh melakukan sesuka hati dan akhirnya mendatangkan kemusnahan dan huru-hara dalam pembuatan keputusan dan pengoperasian.

Berdasarkan apa yang telah dibincangkan di atas, makanya kita mudah untuk melihat dan mengetahui apakah peranan anggota organisasi dalam keberadaan mereka di dalam organisasi.

Antara peranan anggota organisasi a.k.a. staf adalah:

1. Menjalankan tugas mengikut TOR dan bidang tugas juga bidang kuasa yang diberikan. Tugas perlu dilaksanakan dengan penuh tanggungjawab mengikut nilai-nilai murni dalam perkhidmatan yang ditetapkan.

2. Menghormati peraturan dan melakukan apa saja mengikut peraturan yang ada bagi menjamin ketelusan dan kelancaran kerja.

3. Menghormati ketua dan akur dengan setiap arahan selagi arahan itu tidak bercanggah dengan peraturan Allah dan peraturan manusia.

4. Saling menghormati antara semua peringkat. Dari pengurusan atas kepada pengurusan bawah (Downward communication) atau dari ketua kepada "anak buah" dan dari bawah ke atas (Upward communication), iaitu dari "anak buah" kepada ketua. Juga sesama rakan-rakan keserakanan dalam satu peringkat (Peers communication).

5. Membuat keputusan berdasarkan peraturan dan kebijaksanaan dan tidak dipengaruhi oleh "kepentingan diri', "kronisme & nepotisme" dan "mengikut hati dan perasaan".

6. Menjaga komunikasi di tempat kerja bagi mengelakkan persengketaan dan konflik untuk menjamin keharmonian dan kebahagiaan dalam bekerja.

7. Menjaga nama baik dan imej juga reputasi organisasi dengan menjaga disiplin, tingkah laku dan perbuatan agar sentiasa dalam peraturan dan nilai-nilai murni yang digariskan.

8. Sentiasa seiring dengan citra, dan identiti organisasi supaya organisasi akan terus dipandang "hebat" dan terus dihormati dan disegani.

9. Sentiasa memastikan diri berada dalam kalangan mereka yang "mengikut arus" dan bukan "menentang arus". Mempunyai perbezaan pendapat dan pemikiran adalah tidak salah, namun setiap anggota dalam organisasi perlu mencari titik persamaannya..setiap pendapat yang berbeza boleh ditangani dengan baik melalui kematangan, kebijaksanaan dan pemikiran yang rasional.

10. Bertanggungjawab dalam memenuhi setiap KPI yang ditetapkan kepada setiap anggota. Rasa tanggungjawab dan komitmen untuk mencapai KPI ini menggambarkan bahawa setiap anggota sedar akan tanggungjawabnya untuk sama-sama menyumbang dalam mencapai matlamat organisasi. 

11. Mengamalkan keterlibatan secara bersama daripada aspek gerak kerja, memberikan pandangan dan idea dalam menambahbbaik pencapaian dan kecekapan organisasi.

Kesimpulannya kalau kita semua anggota organisasi dapat melaksanakan semua peranan ini dengan penuh tanggungjawab dan komited sudah pasti organisasi kita akan terus sukses dan mencapai matlamat yang ditetapkan. Organisasi akan terus dihormati dan disegani dan terus unggul di mata sesiapa jua. Konsep dalam organisasi ini juga mudah sekiranya dihayati...ia melibatkan kitaran dan rantaian input, proses, output dan maklumbalas. Keempat-empat perkara ini merupakan kitaran dan rantaian yang melengkapkan satu-satu proses kerja dalam organisasi.

Justeru "follow through" saja rantaian ini makanya sudah pasti tiada kemustahilan dalam apa jua. Perjalanan kita dalam mencapai matlamat akan lebih lancar dan hasilnya juga nanti akan lebih baik dan lebih berimpak. 

"It always seems impossible until it's done"

~Nelson Mandela

Salam Hormat

RZH