Malam ni ingatnya nak rest aje...tiba2 rasa tak tau nak buat apa...boring tahap dewa la pula...hehe ada jugak cam gitu ya...nak tengok TV mmg dah lama tak menonton TV sebenarnya...sudahnya buka blog dan kembali menulis...sekadar tulisan santai2 saja sambil2 merehatkan minda...jiwa, hati dan perasaan...wah gitewww 😂
Dalam entri kali ini kita ingin berkongsi tentang bagaimana menguruskan mesyuarat. Mungkin ada keperluan kepada staf yang baharu saja bekerja, atau mungkin keperluan individu2 tertentu yang inginkan info tentang ini...juga kadang2 mungkin pelajar-pelajar dewasa yang inginkan sedikit maklumat tentang menguruskan mesyuarat bagi tujuan assignment mereka...dan menanya dengan 'pakcik google'...dunia sekarang adalah dunia IT di mana capaian segala maklumat hanya di hujung jari sahaja...
Sebelum tu saya beri sedikit pengenalan dulu tentang bentuk mesyuarat. Mesyuarat ni ada yang bentuknya berkala, iaitu dilakukan secara berkala mungkin setiap dua bulan sekali. Dan ada mesyuarat yang bentuk tidak berkala, atau mungkin secara ''one-off" saja.
Mesyuarat yang bentuknya berkala ni kebiasaannya adalah mesyuarat yang penting yang menjadi nadi kpd satu2 jabatan itu. Mesyuarat yang bentuknya tidak berkala ni atau mungkin "one-off" adalah mesyuarat yang memerlukan pandangan ahli tentang sesuatu perkara, atau mungkin bertujuan untuk mendapatkan info tertentu bagi menyelesaikan satu2 perkara terfokus.
Kadang2 mesyuarat yg berbentuk tidak berkala atau seumpamanya, hanya catatan perbincangan saja disediakan. Namun tidak salah kalau disediakan minit mesyuarat secara lebih formal. Ini tertakluk kepada tahap2 sesuatu mesyuarat itu yang mana urus setia tahu untuk mengkelaskan tahapnya.
Pengurusan mesyuarat ini boleh kita kelaskan kepada tiga peringkat iaitu, tindakan sebelum mesyuarat, tindakan semasa mesyuarat dan tindakan selepas mesyuarat.
Langkah-langkap dalam menguruskan mesyuarat:
Tindakan sebelum mesyuarat:
1. Bincang dengan ketua perkara-perkara seperti agenda mesyuarat, siapa yang ingin dijemput, tujuan mesyuarat, tarikh dan masa mesyuarat, tempat, dan tempahan jamuan. Dapatkan persetujuan ketua bagi setiap perkara ini.
Agenda mesyuarat secara umum perlu mengandungi Perutusan Pengerusi, Pengesahan minit & Perkara2 Berbangkit, perbincangan kertas kerja dan keputusan, dan hal-hal lain
* Sekiranya mesyuarat ini baru pertama kali diadakan, maka tiada pengesahan minit dan perkara berbangkit perlu dimasukkan.
2. Keluarkan surat jemputan mesyuarat kepada ahli yang telah dipersetujui tadi selewat-lewatnya 10 hari sebelum tarikh mesyuarat, secara e-mel juga edaran hard copy. Tengok kepada jenis dan peringkat mesyuaratnya. Dalam surat jemputan, nyatakan tarikh, masa dan tempat. Juga lampirkan bersama agenda mesyuarat dan kertas2 kerja berkaitan. Sekiranya pada masa ini, tidak sempat diedarkan perincian agenda dan kertas kerja, maka boleh dikeluarkan pemakluman awal tentang jemputan mesyuarat terlebih dahulu. Edaran agenda dan kertas kerja boleh menyusul kemudian, selewatnya seminggu sebelum mesyuarat berlangsung.
3. Buat tempahan tempat dan jamuan.
4. Buat pemakluman semula dalam tempoh 3 hari sebelum tarikh mesyuarat. Tujuan pemakluman semula ini untuk membuat ingatan tentang tarikh mesyuarat kot ada ahli yang terlupa.
5. Sediakan senarai kehadiran. Senarai kehadiran ini perlu ada nama mesyuarat, tarikh, masa dan tempat, nama Pengerusi dan nama ahli juga jawatan masing-masing dan ada ruang tandatangan untuk ahli menurunkan tandatangan. Senarai kehadiran mesti disusun mengikut kekananan jawatan.
6. Sediakan perutusan pengerusi atau lebih sinonim dipanggil alu-aluan Pengerusi.
7. Sediakan bahan tambahan mesyuarat, sekiranya ada, xerox mengikut bilangan ahli dan diedarkan pada tarikh mesyuarat atau sebaik2nya agenda tambahan ini diedarkan dalam tempoh tiga empat hari sebelum mesyuarat bagi memberikan masa yang cukup untuk ahli menelitinya.
Tindakan semasa mesyuarat:
8. Pada hari mesyuarat, urus setia perlu bersedia awal, berada di awal di tempat mesyuarat, pastikan semua in order terutamanya hal2 teknikal spt P.A.Sistem, projektor, keadaan bilik mesyuarat dalam keadaan baik cukup kerusi mejanya dan hawa dinginnya, dan jamuan sudah sedia dihidangkan.
9. Sambut ahli mesyuarat, serahkan senarai kehadiran untuk ditandatangan oleh ahli berkenaan, dan persilakan ke kerusi yang disediakan sekiranya free seating..sekiranya ada tagging, usher ke kerusi yang seharusnya diduduki oleh ahli berkenaan.
10. Buat catatan minit semasa mesyuarat berlangsung. Catatkan masa mesyuarat berakhir.
12. Semasa mesyuarat hampir selesai, semak sepintas kehadiran mesyuarat kot ada ahli yang terlupa tandatangan, sekiranya ada, slps mesyuarat berakhir urus setia boleh dapatkan tandatangan ahli berkenaan.
Tindakan selepas mesyuarat:
12. Sediakan minit mesyuarat. Edaran minit perlu dibuat selewat2nya 7 hari selepas mesyuarat. Lagi awal lagi baik sebenarnya. Pastikan deraf minit disiapkan dalam tempoh 3 hari selepas mesyuarat. Minit mesyuarat perlu disemak oleh Pengerusi terlebih dahulu sebelum ianya diedarkan kepada ahli.
13. Ambil tindakan terhadap persetujuan minit. Sediakan Memorandum Pelaksanaan Minit untuk mesyuarat akan datang, sekiranya mesyuarat ini adalah mesyuarat berkala. Memorandum pelaksanaan ni maksudnya ialah tindakan2 terhadap keputusan mesyuarat yang disenaraikan awal dalam format tertentu, kebiasaanya dlm bentuk 'table'.
14. Buat Filing.
Demikianlah serba sedikit perkongsian mengenai pengurusan mesyuarat secara basic nya. Semoga bermanfaat kepada semua yang memerlukan.
Salam Hormat
RZH
Dalam entri kali ini kita ingin berkongsi tentang bagaimana menguruskan mesyuarat. Mungkin ada keperluan kepada staf yang baharu saja bekerja, atau mungkin keperluan individu2 tertentu yang inginkan info tentang ini...juga kadang2 mungkin pelajar-pelajar dewasa yang inginkan sedikit maklumat tentang menguruskan mesyuarat bagi tujuan assignment mereka...dan menanya dengan 'pakcik google'...dunia sekarang adalah dunia IT di mana capaian segala maklumat hanya di hujung jari sahaja...
Sebelum tu saya beri sedikit pengenalan dulu tentang bentuk mesyuarat. Mesyuarat ni ada yang bentuknya berkala, iaitu dilakukan secara berkala mungkin setiap dua bulan sekali. Dan ada mesyuarat yang bentuk tidak berkala, atau mungkin secara ''one-off" saja.
Mesyuarat yang bentuknya berkala ni kebiasaannya adalah mesyuarat yang penting yang menjadi nadi kpd satu2 jabatan itu. Mesyuarat yang bentuknya tidak berkala ni atau mungkin "one-off" adalah mesyuarat yang memerlukan pandangan ahli tentang sesuatu perkara, atau mungkin bertujuan untuk mendapatkan info tertentu bagi menyelesaikan satu2 perkara terfokus.
Kadang2 mesyuarat yg berbentuk tidak berkala atau seumpamanya, hanya catatan perbincangan saja disediakan. Namun tidak salah kalau disediakan minit mesyuarat secara lebih formal. Ini tertakluk kepada tahap2 sesuatu mesyuarat itu yang mana urus setia tahu untuk mengkelaskan tahapnya.
Pengurusan mesyuarat ini boleh kita kelaskan kepada tiga peringkat iaitu, tindakan sebelum mesyuarat, tindakan semasa mesyuarat dan tindakan selepas mesyuarat.
Langkah-langkap dalam menguruskan mesyuarat:
Tindakan sebelum mesyuarat:
1. Bincang dengan ketua perkara-perkara seperti agenda mesyuarat, siapa yang ingin dijemput, tujuan mesyuarat, tarikh dan masa mesyuarat, tempat, dan tempahan jamuan. Dapatkan persetujuan ketua bagi setiap perkara ini.
Agenda mesyuarat secara umum perlu mengandungi Perutusan Pengerusi, Pengesahan minit & Perkara2 Berbangkit, perbincangan kertas kerja dan keputusan, dan hal-hal lain
* Sekiranya mesyuarat ini baru pertama kali diadakan, maka tiada pengesahan minit dan perkara berbangkit perlu dimasukkan.
2. Keluarkan surat jemputan mesyuarat kepada ahli yang telah dipersetujui tadi selewat-lewatnya 10 hari sebelum tarikh mesyuarat, secara e-mel juga edaran hard copy. Tengok kepada jenis dan peringkat mesyuaratnya. Dalam surat jemputan, nyatakan tarikh, masa dan tempat. Juga lampirkan bersama agenda mesyuarat dan kertas2 kerja berkaitan. Sekiranya pada masa ini, tidak sempat diedarkan perincian agenda dan kertas kerja, maka boleh dikeluarkan pemakluman awal tentang jemputan mesyuarat terlebih dahulu. Edaran agenda dan kertas kerja boleh menyusul kemudian, selewatnya seminggu sebelum mesyuarat berlangsung.
3. Buat tempahan tempat dan jamuan.
4. Buat pemakluman semula dalam tempoh 3 hari sebelum tarikh mesyuarat. Tujuan pemakluman semula ini untuk membuat ingatan tentang tarikh mesyuarat kot ada ahli yang terlupa.
5. Sediakan senarai kehadiran. Senarai kehadiran ini perlu ada nama mesyuarat, tarikh, masa dan tempat, nama Pengerusi dan nama ahli juga jawatan masing-masing dan ada ruang tandatangan untuk ahli menurunkan tandatangan. Senarai kehadiran mesti disusun mengikut kekananan jawatan.
6. Sediakan perutusan pengerusi atau lebih sinonim dipanggil alu-aluan Pengerusi.
7. Sediakan bahan tambahan mesyuarat, sekiranya ada, xerox mengikut bilangan ahli dan diedarkan pada tarikh mesyuarat atau sebaik2nya agenda tambahan ini diedarkan dalam tempoh tiga empat hari sebelum mesyuarat bagi memberikan masa yang cukup untuk ahli menelitinya.
Tindakan semasa mesyuarat:
8. Pada hari mesyuarat, urus setia perlu bersedia awal, berada di awal di tempat mesyuarat, pastikan semua in order terutamanya hal2 teknikal spt P.A.Sistem, projektor, keadaan bilik mesyuarat dalam keadaan baik cukup kerusi mejanya dan hawa dinginnya, dan jamuan sudah sedia dihidangkan.
9. Sambut ahli mesyuarat, serahkan senarai kehadiran untuk ditandatangan oleh ahli berkenaan, dan persilakan ke kerusi yang disediakan sekiranya free seating..sekiranya ada tagging, usher ke kerusi yang seharusnya diduduki oleh ahli berkenaan.
10. Buat catatan minit semasa mesyuarat berlangsung. Catatkan masa mesyuarat berakhir.
12. Semasa mesyuarat hampir selesai, semak sepintas kehadiran mesyuarat kot ada ahli yang terlupa tandatangan, sekiranya ada, slps mesyuarat berakhir urus setia boleh dapatkan tandatangan ahli berkenaan.
Tindakan selepas mesyuarat:
12. Sediakan minit mesyuarat. Edaran minit perlu dibuat selewat2nya 7 hari selepas mesyuarat. Lagi awal lagi baik sebenarnya. Pastikan deraf minit disiapkan dalam tempoh 3 hari selepas mesyuarat. Minit mesyuarat perlu disemak oleh Pengerusi terlebih dahulu sebelum ianya diedarkan kepada ahli.
13. Ambil tindakan terhadap persetujuan minit. Sediakan Memorandum Pelaksanaan Minit untuk mesyuarat akan datang, sekiranya mesyuarat ini adalah mesyuarat berkala. Memorandum pelaksanaan ni maksudnya ialah tindakan2 terhadap keputusan mesyuarat yang disenaraikan awal dalam format tertentu, kebiasaanya dlm bentuk 'table'.
14. Buat Filing.
Demikianlah serba sedikit perkongsian mengenai pengurusan mesyuarat secara basic nya. Semoga bermanfaat kepada semua yang memerlukan.
Salam Hormat
RZH
Comments
Post a Comment