Tugas-tugas Pegawai Tadbir Universiti Awam...

Saya sekadar ingin berkongsi penulisan santai mengenai tugas-tugas dan tanggungjawab rutin seorang pegawai pentadbiran di Universiti Awam (UA)...kadang2 secara 'surface" nya kita nampak seorang Pegawai Tadbir  hanya membuat kerja2 pentadbirannya yang umum mengetahui...seperti urus mesyuarat, minit mesyuarat, hadir mesyuarat, selia staf, menilai prestasi, surat-menyurat, dan urusan fail dan rekod.

Sebelum tu, mari kita huraikan dulu tentang nama Pegawai Tadbir Universiti ni. Pegawai Tadbir ini adalah Pegawai yang mempunyai kelayakan minimum Ijazah Sarjanamuda dengan Gred N 41 dan ke atas. Di peringkat UA, Pegawai Tadbir ini dipanggil dengan nama jawatannya "Penolong Pendaftar" kerana ketua paling tinggi untuk urusan pentadbiran di Universiti yang dinyatakan dalam statut Universiti adalah disebut sebagai "Pendaftar" (di UKM, Pendaftar adalah di Gred Jusa B), jadinya semua Pegawai Tadbir yang dilantik untuk urusan pentadbiran dan pengurusan akan dipanggil sebagai "Penolong Pendaftar". 

Ramai orang luar UA  tidak faham dengan nama Penolong Pendaftar ni...sebahagiannya beranggapan Penolong Pendaftar ni tugasnya "daftar-daftar" saja agaknya. Dan mereka akan bertanya "daftar apa...daftar kemasukan pelajar ke?" berkebetulan pula di Universiti ini masyarakat cukup faham sinonim nya universiti ni dengan kemasukan pelajar...jadi terus dikaitkan "Penolong Pendaftar" ni dengan "daftar-daftar pelajar". Justeru, melihat kepada senario umum ni, jawapannya adalah BUKAN begitu....

Penolong Pendaftar UA ni adalah pegawai pengurus dan pentadbir bagi keseluruhan aspek pentadbiran dan pengurusan. Tugasnya adalah mentadbir dan mengurus tugas-tugas rutin yang akan dihuraikan di bawah nanti. Di bawah Penolong Pendaftar ini ada beberapa orang staf pelaksana atau disebut sebagai staf perkeranian yang akan membantu Penolong Pendaftar dalam urusan pentadbiran dan pengurusan ini.

Sekadar analogi dan untuk mudah difahami oleh masyarakat di luar, Sebenarnya "Penolong Pendaftar" UA ni adalah sama dengan Penolong Pengarah di peringkat Kementerian (Kementerian menggunakan nama Pengarah untuk ketua tertinggi dalam satu2 kementerian, makanya pegawai2 gred 41 di atas ni disebut sebagai "Penolong Pengarah". Manakala di UA pula Pegawai Gred 41 dan ke atas ini disebut sebagai "Penolong Pendaftar". Peranan kedua-duanya adalah sama iaitu "mengurus dan mentadbir" tapi mengikut kefungsian masing-masing, kalau di peringkat kementerian ada kefungsiannya dan Universiti Awam pula ada kefungsiannya tersendiri.

Okey berbalik semula kita kepada tugas dan tanggungjawab "Penolong Pendaftar" atau "Pegawai Tadbir Universiti" ini...secara "surface" nya itu yang orang nampak kan...tapi hakikatnya banyak lagi kerja2 dan tanggungjawab yang lebih utama yang "tergalas" di bahu...jom kita tengok satu persatu...

Seseorang Pegawai Tadbir/Penolong Pendaftar itu sudah pasti perlu melakukan lima (5) prinsip pengurusan yang digariskan oleh Henry Fayel, iaitu Perancangan (Planning), Penyusunan (Organizing), Pengarahan (Directing), Penyelarasan (Coordinating), dan Pengawalan (Controlling).

Tugas2 seorang Pegawai Tadbir UA secara umumnya merangkumi keseluruhan tugas2 berikut:

1. Wakil Pendaftar di Pusat Tanggungjawab (PTJ), iaitu Fakulti/Institut/Pusat untuk memberi nasihat kepada Dekan/pengarah dalam semua perkara yang berkaitan dengan Akta/Statut, Dasar, polisi dan Peraturan/Pekeliling.

2. Memikir, merancang, dan melaksanakan tugas-tugas dalam pengurusan dan pentadbiran mengikut tanggungjawab yang diberikan.
3. Pengurusan sumber manusia (Perjawatan, pengambilan, pelantikan, latihan dan perkembangan kerjaya, kenaikan pangkat, penilaian prestasi, persaraan, kebajikan, disiplin dan sebagainya berkaitan).

4. Pengurusan kewangan dan perolehan.

5. Pengurusan infrastruktur dan prasarana.

6. Pengurusan semua aspek governan dan pentadbiran am seperti kenderaan, pakaian seragam, perubatan, insuran, kebajikan kakitangan dan sebagainya berkaitan.

7. Pengurusan operasi program pengajian daripada urusan penawaran program, semakan semula program, pendaftaran kursus, perkuliahan, peperiksaan dan pengijazahan.

8. Pengurusan kemasukan pelajar dan pendaftaran pelajar.

9. Pengurusan pelajar dan aktiviti pelajar.

10. Pengurusan promosi dan pemasaran.

11. Pengurusan penyelidikan dan inovasi.

12. Pengurusan Aset.

13. Pengurusan Fail dan Rekod.

14. Pengurusan Bengkel/Seminar/Persidangan.

15. Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan.

16. Pengurusan kualiti/Audit/Akreditasi.

17. Pengurusan Protokol, Pengurusan Acara, dan Pengurusan Media di PTJ.
18. Pengurusan mesyuarat, kertas kerja, dan surat-menyurat, pelaporan dan sebagainya berkaitan.
19. Pengurusan jaringan/kolaborasi/lawatan/khidmat masyarakat.
20. Pengurusan Alumni.
21. Pengurusan penjanaan dan keusahawanan.
22. Pengurusan Data dan maklumat.

Kesimpulannya tugas Pegawai Tadbir ni adalah rencam pentadbiran keseluruhan yang ada, ibaratnya dari "sea to space". Tugas Pegawai Tadbir di PTJ adalah boleh dilihat perbandingannya dengan tugas Pendaftar yang berlaku di peringkat Universiti, maka kalau di peringkat PTJ tugas itu dipertangungjawabkan dan dilaksanakan oleh Pegawai Tadbir yang merupakan wakil Pendaftar di peringkat PTJ.

Sekian dulu perkongsian ringkas saya berkaitan dengan tugas Pegawai Tadbir Universiti Awam. Semoga bermanfaat dan dapat dijadikan panduan dan rujukan untuk semua Pegawai Tadbir UA di luar sana, juga makluman kepada masyarakat di luar UA.

Salam Hormat,

RZH