Assalam buat semua...
Pada entri kali ini saya ingin berkongsi pengalaman bagaimana kita nak mengadakan/menguruskan majlis penyerahan tugas. Saya ingin berkongsi proses-proses tindakan dalam majlis penyerahan tugas. Dalam konteks di Universiti, penyerahan tugas ini boleh berlaku di pelbagai peringkat, antaranya adalah:
1. Majlis Penyerahan Tugas Peringkat Universiti
Apabila berlaku perubahan pucuk pimpinan Naib Canselor/Timbalan-timbalan Naib Canselor/Pendaftar/Bendahari/Ketua Pustakawan
2. Majlis Penyerahan Tugas Peringkat Fakullti/Institut/Pusat
Apabila berlaku perubahan pucuk pimpinan Dekan/Timbalan Dekan/Pengerusi Pusat Pengajian/Ketua Pentadbiran/Penolong Pendaftar/Ketua Jaminan Kualiti/Ketua Program/Penyelaras dsbnya lagi jawatan di peringkat Fakulti/Institut/Pusat.
3. Majlis Penyerahan Tugas Peringkat Persatuan Dalam Universiti
Apabila berlaku perubahan pucuk pimpinan Presiden/Timbalan Presiden dan Exco-exco yang lain. Secara ringkasnya apabila barisan kepimpinan berubah selepas setiap kali pemilihan exco baharu yang diadakan semasa Mesyuarat Agong tahunan.
Kebiasaanya majlis penyerahan tugas ini akan diuruskan oleh Pegawai Tadbir/Penolong Pendaftar yang ditugaskan untuk menguruskan perkara ini. Antara perkara-perkara yang perlu dibuat adalah:
1. Penetapan tarikh penyerahan tugas.
Tarikh ini kebiasaannya diaturkan dalam tempoh seminggu selepas tarikh tamat khidmat pegawai berkenaan. Lagi cepat diaturkan lagi baik sebenarnya kerana ia menggambarkan kecekapan pengurusan.
2. Pembentukan Jawatankuasa Pelaksana
Pembentukan Jawatankuasa Pelaksana perlu dibuat secara proper sekiranya majlis penyerahan ini melibatkan pegawai di level tinggi/pangkat tinggi. Namun kalau hanya di peringkat Fakulti, memadai ianya diuruskan sebagai rutin pentadbiran oleh Ketua Pentadbiran/Penolong Pendaftar bersama staf yang dilibatkan.
3. Penyediaan Surat Jemputan
Jemputan secara bertulis dan secara lisan dibuat kepada semua yang terlibat. Jemputan/Pemakluman lisan kebiasaannya dibuat kepada kedua-dua individu yang terlibat dalam penyerahan tugas ini. Kepada tetamu lain yang akan dijemput, memadai dengan pemakluman melalui surat jemputan/e-mail. Namun demikian, cara jemputan ini juga bergantung kepada kekananan jawatan pegawai berkenaan. Lagi tinggi jawatan yang terlibat, maka urusan jemputan adalah lebih berprotokol.
3. Penempahan Tempat dan Jamuan
Penempahan tempat dan menu jamuan juga bergantung kepada kekananan seseorang itu dalam perkhidmatan.
4. Penyediaan Nota Serah Tugas
Nota Serah Tugas mempunyai formatnya yang tertentu dan mengandungi perkara-perkara berikut"
i. Surat Penyerahan dan Akuan Terima Nota Serah Tugas yang perlu ditandatangani oleh kedua-dua yang terlibat.
ii. Senarai Tugas Jawatan
iii. Kedudukan Terakhir Tugas-tugas yang Belum Selesai
iv. Senarai Hartabenda/Peralatan Pejabat
v. Kedudukan Kewangan/Akaun dan lain-lain
vi. Fail Meja
vii. Manual Prosedur Kerja
viii. Lain-lain yang dirasakan perlu
5. Penyediaan Cenderahati Kepada Pegawai Yang Tamat
6. Kenalpasti Pengacara Majlis, Pembaca Doa, dan Jurugambar
7. Penyediaan laporan selepas majlis berlangsung
8. Menghantar gambar-gambar kenangan sepanjang Majlis Penyerahan Tugas kepada Pegawai yang telah tamat bagi tujuan simpanan peribadi.
Demikianlah serba sedikit perkongsian info melalui pengalaman sendiri yang dapat saya kongsikan dengan semua. Saya berharap semoga info yang sedikit ini dapat membantu memberikan idea kepada mereka yang terlibat dalam pengurusan majlis sebegini.
Saya kongsikan gambar-gambar kenangan penyerahan tugas, walaupun ini sedikit santai kerana ianya adalah penyerahan tugas di peringkat Persatuan daripada Kepimpinan baharu kepada Kepimpinan lama...
RZH
Comments
Post a Comment