Kejayaan Dalam Berkomunikasi...

Hari ni menyampaikan talk berkaitan Komunikasi Dalam Organisasi kepada staf di Jabatan Pembangunan Prasarana ataupun singkatannya JPP. Seramai 70 orang staf yg dapat bersama.

Sejak dua bulan lalu slot di booked oleh pihak JPP, dan hari ini tiba masanya. Pantas benar masa beredar. Masa dijemput hari tu serasa macam masanya jauh lagi. Pejam celik pejam celik, tak tersedar saat itu tiba hari ni.

Seperti biasa seawal pagi tiba di ofis dan bereskan dulu apa yang patut. Seawal 15 minit sebelum pukul 9.00 pagi saya telah bersedia untuk masuk ke talian. Apa jua perkara yang ingin kita lakukan, latih diri dan disiplinkan diri untuk bersedia atau tiba lebih awal, atleast 15 minit sebelum.

Bila bercakap tentang komunikasi, kita semua tahu bahawa komunikasi ini adalah perkara sangat penting dalam kehidupan kita sama ada kehidupan personal mahupun dalam kerjaya kita. Kata pakar, 75% kegagalan dalam organisasi adalah disebabkan oleh komunikasi.

Ini menunjukkan betapa komunikasi itu merupakan ibu kepada segala-galanya. Komunikasi ini boleh membinasakan dan menghancurkan. Dalam kehidupan kita, komunikasi ini merupakan elemen yang menjadi pencetus dan penggerak kepada proses dan aktiviti. Tanpa komunikasi bagaimana mungkin idea dan pandangan ahli dapat disatukan, bagaimana mungkin keputusan dapat dibuat dan bagaimana mungkin semua proses dapat digerakkan.

Komunikasi dalam organisasi ini dilaksanakan dalam pelbagai bentuk sama ada secara bersemuka dua orang, lebih daripada dua orang, dan secara berkumpulan, secara dalam talian seperti e-mel, telefon, whatsApp, dan media sosial yang lain, juga secara media elektronik, radio, TV dsbnya, juga media cetak.

Apakah agaknya tujuan kita berkomunikasi. Antaranya adalah, untuk menyampaikan dan menyebarkan maklumat, pengetahuan, berkongsia idea dan pandangan, menyampaikan maksud atau hajat. Komunikasi juga penting bagi tujuan pembujukan, sosialisasi, latihan untuk meningkatkan ilmu, memberikan arahan kerja dalam tugas dan sebagainya lagi berkaitan. 

Komunikasi juga penting dalam menyatukan ahli dalam organisasi dengan erti kata lain menghubungkan semua ahli sama ada daripada segi idea, pandangan, membuat keputusan, melaksanakan kerja bagi mencapai objektif organisasi. Tanpa komunikasi, bukan setakat kehidupan peribadi dan kerjaya kita tidak dapat move forward, malah seluruh dunia juga tidak akan dapat menjalankan aktivitinya. Semuanya akan kaku, statik dan tiada connecting antara satu sama lain. 

Komunikasi yang dikatakan baik dan berkesan berlaku apabila kedua-dua pihak faham dan jelas dengan apa yang disampaikan dan merasai kepuasan dan kegembiraan secara bersama. Jika hanya satu pihak saja yang merasakan gembira sedangkan satu pihak lagi tidak, maka komunikasi yang berlaku itu tidak berkesan. Komunikasi juga akan berkesan apabila kedua belah pihak saling memahami apa yang dimaksudkan.

Bagaimana agaknya kita nak pastikan komunikasi kita itu adalah baik dan berkesan? Dalam menjawab persoalan ini, maka kita perlu pastikan perkara asas dalam berkomunikasi itu kita penuhi. Apakah perkara asas itu?

Perkara asas yang dimaksudkan adalah:

1. Jaga tutur kata kita. Tuturkan atau bicarakan ayat-ayat yang baik sahaja. Sopan, beradab, dan apa jua percakapan kita itu membahagiakan atau menyenangkan.

2. Tulis perkara yang baik2, jelas dan senang difahami dan berbentuk memotivasikan, menyuntik semangat, dan tidak mengelirukan. 

3. Jaga riak wajah atau air muka (facial expression). Pamerkan raut wajah yang menyenangkan dan memberikan rasa senang kepada orang yang sedang berbicara dengan kita.

4. Jaga body language atau bahasa badan.  Jaga posture dan gesture. Jaga eye contact. Bila bercakap atau berbicara, pandang ke wajah/mata orang yang sedang kita berbicara. 

4. Jaga sikap dan kelakuan kita. Perlu saling menghormati dan berhemah dengan mempamerkan budi pekerti yang baik.

5. Biasakan menyebut dan panggil nama orang dan gelarannya apabila kita bercakap dengannya. Menyebut nama ini adalah salah satu drpd hemah diri yang dapat menambat dan meningkatkan rasa senang untuk terus melanjutkan perbualan seterusnya atau mengukuhkan komunikasi yang berlaku.

5. Menjadi pendengar yang baik. Tunjukkan minat mendengar dan fokus kepada apa yang sedang didengar. Jangan potong percakapan orang. Jangan perlekehkan idea dan pandangan orang. Raikan semua pandangan dan idea. Berikan sokongan dengan menganggukkan kepala atau memberikan bahasa badan yang positif. Letakkan dalam diri bahawa semua orang mempunyai pemikiran masing2. Raikan perbezaan pandangan.

6. Gunakan intonasi suara yang bersesuaian mengikut keadaan dan mengikut objektif perbincangan diadakan.

Seandainya perkara asas ini ada dalam setiap komunikasi kita, pastinya sebarang bentuk perbincangan, dan bicara kita akan menjadikan komunikasi itu berkesan dan berjaya, juga sudah pasti dapat menghindari rasa ketidakpuasan hati, konflik, stres, tiada mood, rasa malas, rasa tersinggung dan sebagainya lagi yang boleh membawa kepada kegagalan dalam komunikasi. Justeru, jom kita sama2 praktikkan!

Salam Hormat,

RZH